Компенсации на удаленке: что и как возмещается.

 «Удаленщик» может с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать в своей работе личное или арендованное имущество, программы средства защиты информации и иные средства. За это работодатель должен выплатить дистанционному работнику компенсацию или возместить расходы.

Компенсации на удаленке: что и как возмещается.

Что подразумевает дистанционная работа?

В ст. 312.1 ТК РФ указано, что дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

При такой форме организации трудовых отношений на работодателя возлагается задача наладить процесс взаимодействия с работниками всеми допустимыми и доступными средствами. По сути, обеспечение работника средствами труда является обязанностью работодателя по ст. 22 ТК РФ. В законе это звучит так:

Работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей.

Кандидат устраивается в уже созданную организацию, поэтому, например, выдача ему телефона для связи, компьютера и иных средств является обязанностью работодателя.

При поступлении на работу кандидат должен быть ознакомлен с правилами внутреннего распорядка у конкретного работодателя, а в случаях выполнения работы удаленно ему для ознакомления должны быть представлены локальные акты работодателя об организации рабочего процесса. Следовательно, работодателю необходимо разработать такие локальные акты. По аналогии с выдачей спецодежды и иных предметов, на которые устанавливается срок носки, использование оборудования работодателя так же имеет свой срок.

Использование личного имущества удаленного сотрудника.

Согласно ст. 312.6 ТК РФ дистанционный сотрудник вправе использовать личное или арендованное оборудование. При этом компания выплачивает компенсацию, а также возмещает расходы, связанные с использованием техники. А детальные условия надо описать в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре и допсоглашении. И все это перечисляется через запятую.

Главная загвоздка в том, что закон не определяет конкретный перечень оборудования, оставляя список открытым. Следовательно, определять его придется работодателю – по соглашению сторон с сотрудниками. То, что он укажет и подпишет, и станет обязательным для исполнения. Главное, чтобы оборудование предназначалось для выполнения трудовых обязанностей и позволяло их выполнять. Если для работы необходим компьютер, телефон и мебель – этими средствами придется работников обеспечить.

Но все в разумных пределах. Не покупать же люстру для рабочего кабинета в доме или пылесос для уборки пыли? В то же время ТК не запрещает сотрудникам пользоваться своей техникой, программами и средствами защиты информации, если работодатель это разрешает. Он должен быть уверен, что не произойдет утечки данных и что используются лицензионные программы.

Компенсации дистанционному работнику.

Закон предполагает выплаты за личное оборудование, и возмещение расходов, связанных с его использованием. Работодатель должен разработать локальный нормативный акт о компенсации расходов работника, причем компенсация может быть предусмотрена, в том числе в коллективном договоре.

Первое, что приходит на ум, – компенсация за домашний интернет. В абсолютном большинстве случаев этого достаточно. Но иногда встречаются индивидуальные требования, например выполнение работы на дому, предполагает расходы на электроэнергию и в локальном акте может быть указана компенсация и на расход энергоресурсов.

Если сотрудник использует для работы личный компьютер, принтер и другое оборудование, работодатель компенсирует износ техники. За основу берётся её актуальная средняя цена, исходя из которой и определяется компенсация за использование оборудования дистанционного работника.

Но это если речь идёт об исправной технике, а как быть, когда она выходит из строя и нуждается в ремонте? Порядок действий в такой ситуации лучше оговорить заранее и закрепить локальным актом, иначе конфликты неизбежны.

Работодатель может выбрать наиболее удобную ему стратегию:

• Взять все расходы и организацию ремонта на себя, забрать у сотрудника неисправную технику, доставить её в сервисный центр, а затем — вернуть в исправном состоянии.
• Предоставить работнику заниматься ремонтом техники, а затем компенсировать подтверждённые чеками и иными документами сервисные расходы.

При этом размер возмещения этих расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. Для этого у организации должны быть:

• копии документов, которые подтверждают приобретение (аренду) оборудования (средств);
• копии документов, которые подтверждают расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях.

На порядок выплат влияет способ оформления дистанционки:

• если условие об удалённой работе закреплено трудовым договором или допсоглашением, руководствуйтесь ст. 312.6 ТК.
• если персонал переводят на дистанционку по инициативе работодателя, например, в связи со сложной эпидемиологической ситуацией в регионе и другими чрезвычайными обстоятельствами — ст. 312.9 ТК.

Важно! Какими бы ни были обстоятельства перевода на дистанционку, компенсация дистанционному работнику за личное имущество выплачивается обязательно! Попытка сэкономить, собрав с сотрудников заявления об отказе от получения компенсации, может дорого обойтись работодателю — за это предусмотрен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ведите учет сотрудников, рассчитывайте без ошибок больничные, отпускные, декретные.

Даже если перевод на дистанционку — временное решение, необходимо разработать соответствующий локальный акт и прописать в нём порядок обеспечения работников необходимыми им программно-техническими средствами. Если часть персонала постоянно работает из дома, а часть — попеременно то из дома, то из офиса, компенсацию всё равно выплачивайте и тем, и другим.

И в итоге вывод:

порядок, в котором выплачивается компенсация расходов дистанционному работнику, а также её размер и сроки выплаты устанавливаются локальными актами. Главное — не забудьте правильно оформить документы, которыми устанавливается компенсация расходов дистанционному работнику (приказ, трудовой договор, дополнительное соглашение, ЛНА).

Что со взносами и налогом на прибыль?

Взносы и НДФЛ с «дистанционной» компенсации работодатель может не платить, если будут соблюдены два условия:

• порядок выплаты компенсации, ее размер и сроки установлены коллективным договором, ЛНА, трудовым договором или допсоглашением к нему;
• фактический размер компенсационной выплаты не превышает установленный.

Вывод основан на приведенных нормах Трудового кодекса, а также на положениях подп. 2 п. 1 ст. 422 и п. 1 ст. 217 НК РФ. Но размер возмещения указанных расходов требует экономического обоснования. Не обойтись без копий документов, подтверждающих траты, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.

Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов, регламентированная отчетность, гибкая настройка внутренней аналитики.

Узнать больше.