Все нововведения в ЭДО с 1 января 2022 года.

 Еще недавно ЭДО казалось сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много ресурсов. Но практика показывает: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. C 2022 года в силу вступает ряд законодательных норм, которые внесут изменения в электронный документооборот. О них и расскажем в нашей статье.

Все нововведения в ЭДО с 1 января 2022 года.

Электронная подпись в 2022 году: важные изменения.

1 января 2022 года вступают в силу изменения в закон об электронной подписи, меняющие правила её получения и использования. Изменений много, но внедряться они будут постепенно.

Полностью все обновлённые положения закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» вступят в силу 1 января 2023 года. До этого нас ждёт переходный этап, когда будут действовать новые и частично старые нормы получения и использования электронной.

Даты основных изменений:

• С 1 июля 2021 года ФНС стала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и ИП
• После 1 июля 2021 года многие УЦ не могут выдавать электронные подписи любым лицам и организациям, поскольку не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. На рынке осталось несколько десятков УЦ.
• Если до 31 декабря 2021 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал электронную подпись, то такая подпись продолжит действовать до конца своего срока. После этого ее нужно будет заменить по новым правилам (о них в следующих пунктах).
• С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны будут обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам
• С 1 января 2022 года сотрудникам понадобятся собственные электронные подписи и электронные доверенности. Получить их сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. В октябре 2021 года стало известно, что в 2022 году для этого изменения планируется переходный период — то есть если у сотрудника есть действующая подпись, то ее можно будет использовать до конца срока действия и только потом обновлять по новым правилам.

Обычно срок действия сертификата подписи составляет 1,5 года. Соответственно, усиленные квалицированные подписи, которые будут получены сейчас, в конце 2021 года, можно будет использовать в 2022 году и даже в начале 2023 года.

В 2022 году сценарий получения изменится. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — первое лицо компании или работник.

Руководители компаний, ИП и частные нотариусы будут получать подписи ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой.

Если в 2022 году на руках останется действующая подпись УЦ, получившего аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ как было сказано выше, то ей можно продолжать пользоваться, пока ее срок действия не закончится. Экстренно обращаться в ФНС или УЦ 1 января 2022 года, чтобы получить подпись, соответствующую новому законодательству, не обязательно — ни руководителю, ни сотруднику. Сделать это можно в спокойном режиме, когда текущая подпись аккредитованного УЦ будет подходить к концу.

Обратите внимание, что в файлах ЭП, выданных на работника до конца 2021 г., содержится ФИО и указание на его принадлежность к организации.

С 2022 г. электронная подпись будет включать только ФИО физлица, а сотрудник, чтобы подтвердить свои правомочия действовать от имени компании, должен будут оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

    

Внедрение в электронный документооборот машиночитаемой доверенности.

Итак, как уже было сказано выше, с января 2022 года работники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы от имени своего работодателя электронной подписью. Для этого сначала необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.

В законе применение МЧД обязательно с 01.01.2022. Но пока еще не вся нормативная база принята соответствующими государственными органами. Поэтому власти всерьез задумываются о введении переходного периода. Возможно, срок внедрения МЧД в ЭДО отложится.

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя.

Закон предъявляет к машиночитаемым доверенностям следующие требования (Приказ Минфин № 857 от 18.08.2021):

• формат XML (либо PDF, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе);
• проставление усиленной квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG либо в соответствии с форматом, утвержденным приказом Минцифры от 14 сентября 2020 года № 472.

Обменивайтесь юридически значимой «первичкой» не выходя из 1С

ЭДО при обороте маркированных товаров с 2022 года.

Требование закреплено в Постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт».

А с 1 января 2022 года предприниматели должны представлять информацию в «Честный ЗНАК» исключительно через операторов электронного документооборота, с использованием предлагаемых ими ЭДО-сервисов.

Передавать прямые сообщения можно будет, только если маркированный товар выводится из оборота. Покупатели маркированных товаров не обязаны работать с ЭДО и регистрироваться в Честном ЗНАКе. Поэтому при продаже конечному потребителю продавец сможет по-прежнему подавать прямое сообщение об отгрузке с выводом из оборота.

Автоматизируйте работу с маркировкой: прием товаров и вывод из оборота

Обратите внимание! Если покупатель работает с оператором ЭДО, продавец может выставить электронный УПД на вывод из оборота или направить прямое сообщение. Но если у покупателя ЭДО нет, продавец обязан подать сведения самостоятельно через личный кабинет системы маркировки.

Информировать «Честный ЗНАК» через операторов ЭДО с 1 января 2022 года будут обязаны импортёры, производители, дистрибьюторы и продавцы следующих маркированных товаров:

• табачные изделия;
• обувь;
• одежда и текстиль;
• автошины;
• парфюмерия;
• фототехника.

Напоминаем игрокам рынка упакованной воды о том, что с 1 ноября 2022 года им вменяется обязанность вести объёмно-сортовой учёт, использовать ЭДО и направлять сведения в «Честный ЗНАК» через операторов электронного документооборота. Эти правила утверждены в Постановлении Правительства № 841 от 31.05.2021.

Схема оформления документов и передачи данных планируется следующая:

ЭДО в маркировке: схема оформления документов и передачи данных.

Подключиться к системе электронного документооборота для целей обязательной маркировкиПодать заявку

С 2022 года транспортные документы переведут в электронный вид.

С 2022 года участники автомобильных грузоперевозок смогут формировать перевозочные документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Соответствующие изменения в Устав автомобильного транспорта внесены Федеральным законом от 02.07.21 № 336-ФЗ.

По смыслу закона № 336-ФЗ от 02.07.2021 в России будет запущена единая информационная система, в которой смогут храниться все электронные перевозочные документы, а также сведения, содержащиеся в них. Доступ к этой системе будут иметь органы государственной власти.

Соответственно, все предприятия, которые имеют отношение в перевозке грузов — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики будут заключать договор с оператором системы соглашение об электронном обороте документов.

Заполнить и распечатать путевой лист со всеми обязательными реквизитами

Электронная ТТН будет состоять из 4 обязательных файлов обмена:

• Грузоотправителя — с информацией об участниках перевозки, существенных условиях договора перевозки, транспортном средстве, поданном под погрузку, и его водителе, грузе и сопроводительных документах на него, фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке;
• Перевозчика — со сведениями о приеме груза к перевозке,
• Грузополучателя — с информацией о приеме груза от перевозчика, о его характеристиках и обстоятельствах приемки.
• Перевозчика — с данными о выдаче груза грузополучателю.

Напомним, что в прошлом году в шести регионах страны прошел пилотный проект по использованию электронных перевозочных документов.

В рамках эксперимента участники автоперевозок формировали необходимые документы в электронном виде и передавали их друг другу и в Минтранс с помощью специальной информационной системы.

Итоги эксперимента оказались успешными. Поэтому было решено распространить систему электронных перевозочных документов на всю территорию РФ. Те организации (ИП), которые не захотят перейти на электронные документы, смогут продолжить оформлять бумажные экземпляры.

• 
  

Сформировать новую транспортную накладную в веб‑сервисе для ИП

Новые требования к операторам ЭДО.

В следующем году операторы электронного документооборота (ЭДО) должны будут, помимо прочего, обеспечивать круглосуточную техподдержку пользователей. При этом время ожидания ответа по телефону не должно превышать 10 минут, а по электронной почте — 2-х часов. Эти и другие требования утверждены приказом ФНС от 08.06.21 № ЕД-7-26/546@. Документ вступит в силу с 1 марта 2022 года. С этой же даты утратит силу приказ ФНС от 04.03.14 № ММВ-7-6/76@, которым установлены действующие требования.

Так же с 1 марта 2022 года вступит в силу приказ ФНС от 29 октября 2021 г. № ЕД-7-26/936@. Этим приказом налоговая служба введет в строй новый Реестр операторов электронного документооборота.

Тех операторов ЭДО, которые на текущий момент включены в перечень ФНС, переведут в новый реестр автоматически, но не больше, чем на 90 дней. В дальнейшем операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Цель налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО:

• которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживаемости (в приказе ФНС — Услуга 1);
• которые обеспечивают взаимодействие между коммерческими структурами и контролирующими органами: передача электронной отчетности, обмен письмами, требованиями и т. д. (в приказе ФНС — Услуга 2).

Причем запись в реестре будет иметь свой срок «годности»:

• для операторов, которые оказывает обе услуги одновременно — 24 месяца;
• для операторов, которые оказывают только одну услугу — 18 месяцев.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДОВходящие бесплатно

Новый порядок отправки и получения электронных требований об уплате налогов и взносов.

Электронное требование об уплате налога (сбора, страховых взносов, пени, штрафа, процентов) будет считаться полученным, если в инспекцию поступила квитанцию о приеме требования. Если же налогоплательщик не передал квитанцию о приеме и не направил уведомление об отказе в приеме, то требование считается полученным по истечении 6 дней с даты отправки. Такой порядок установлен приказом ФНС от 07.09.21 № ЕД-7-8/795@, который вступит в силу с 1 января 2022 года.

Напомним, что налогоплательщики, которые обязаны сдавать налоговые декларации в электронном виде, должны обеспечить возможность получения из ИФНС электронных требований (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В частности, в электронном виде могут передаваться требования об уплате налога, сбора, взносов, пени, штрафа, процентов.

Получать требования и направлять запросы в ИФНС через интернет

Вывод.

И в концовке хочется сказать что, рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем и заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью. Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. ЭДО - это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.