Новые правила электронного документооборота с ФСС.

 Новые правила определяют порядок и условия представлении документов, решения по итогам проверки, требования об уплате недоимки и другие документы. В этом же приказе прописано, как страхователь должен послать в фонд запрошенные документы.

Новые правила электронного документооборота с ФСС.

Какие документы ФСС направит в электронном виде.

Минюст зарегистрировал приказ ФСС от 27.12.2021 № 595, которым вводятся новые правила обмена электронными документами с работодателями. Скорректированные правила действуют с 10 апреля 2022 года.

Кардинальных изменений в обмене документами с ФСС приказ не содержит. Можно сказать, что он приводит к единообразию порядок обмена документами с госорганами. В основу заложены те же правила обмена документами, что и существующие сейчас между организацией и налоговой инспекцией.

То есть, приказ носит технический характер, он просто узаконивает уже существующие правила электронного документооборота. В частности, в приказе утверждены правила получения и подтверждения факта получения от ФСС:

• требование об уплате недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов;
• решение о взыскании;
• акт проверки;
• решение о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
• решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
• требование о представлении документов;
• решение о возмещении излишне понесенных расходов;
• требование о возмещении излишне понесенных расходов.

Также новые правила распространяются на документы, которые работодатели направляют по требованиям контролеров из ФСС. В частности, такие запросы могут поступать при проверках взносов «на травматизм» и правильности подтверждения основного вида деятельности; в ходе контроля сведений и документов, на основании которых ФСС начисляет пособия; при принятии решения о финансировании расходов страхователя на предупредительные меры по сокращению травматизма и профзаболеваний (ст. 26.18 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Согласно комментируемому приказу, страхователи, которые обязаны сдавать расчеты 4-ФСС в электронном виде, должны обеспечить возможность получения из ФСС электронных документов (п. 14 Порядка).

Напомним, что расчеты по форме 4-ФСС необходимо сдавать через интернет, если среднесписочная численность работников за предшествующий период превышает 10 человек. Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям со штатом более 10 человек. Остальные могут давать 4-ФСС как по интернету, так и на бумаге. Это правило действует, начиная с отчетности за I квартала 2022 года.

Бесплатно заполнить и сдать через интернет 4‑ФСС по действующей форме

Когда документ считается полученным и как направить запрошенные документы.

Работодатели, которые обязаны обеспечить прием документов из ФСС в электронном виде, должны направить в фонд квитанцию о подтверждении даты получения документов. Сделать это нужно в течение шести рабочих дней со дня отправки требования (акта, решения).

Если страхователь не высылает квитанцию, то датой получения электронного документа считается шестой рабочий день с даты его направления фондом.

Работодатель составляет запрошенные документы в электронной форме (или сканирует бумажные экземпляры), подписывает их усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет в территориальный орган фонда. При этом страхователь фиксирует дату и время отправки документов в квитанции.

Днем направления в фонд документов по ТКС считается дата, зафиксированная в квитанции подтверждения даты направления страхователем документов.

Получив документы (и при отсутствии оснований для отказа в их приеме) фонд формирует уведомление о приеме, подписывает УКЭП и направляет страхователю. Срок направления уведомления — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем отправки страхователем документов. Днем приема фондом документов считается дата, указанная в уведомлении.

Срок хранения документов, направленных в фонд, составляет 5 лет. В течение этого срока и фонд, и работодатель обязаны обеспечить срок документов. Это относится и к квитанциям о приеме и отправке.

Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитамиЗаполнить бесплатно

Когда фонд может не принять документы.

Если у фонда есть основание не принимать документы, он направляет уведомление об отказе в приеме. Отказаться принять документы контролеры могут в трех случаях:

• документы направлены по ошибке;
• отсутствует (не соответствует) УКЭП страхователя;
• документы не соответствуют запросу территориального органа фонда.

Срок направления уведомления об отказе — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем отправки страхователем документов.

Получив уведомление об отказе, работодатель должен устранить ошибки и повторно направить документы.

Работать с электронными больничными при «сложной» зарплате с надбавками и коэффициентами

Дополнительные условия.

При направлении или получении документов через оператора ЭДО обязанность страхователя считается исполненной при наличии:

• договора с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению документооборота с территориальным органом ФСС по месту учета страхователя;
• квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Если страхователь получает и направляет документы через уполномоченного представителя, то обязанность считается исполненной при наличии у фонда:

• договора с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению документооборота с территориальным органом ФСС по месту учета страхователя;
• квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи уполномоченного представителя;
• документов, подтверждающих полномочия уполномоченного представителя.

Сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО.