Новый отчет ЕФС‑1: состав формы и сроки сдачи подразделов.

 С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединятся в единый социальный фонд, в связи с чем и отчетность объединят в одну — ЕФС-1. Те отчеты, которые мы привыкли сдавать в пенсионный и соцстрах, отменяются. ЕФС-1 заменит сразу несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Расскажем, как заполнять отчет ЕФС-1 с 2023 года и каковы сроки сдачи.

Что такое ЕФС-1.

ЕФС-1 — это новый отчет, который с 2023 года нужно будет сдавать в Социальный фонд России (СФР). Это ведомство образовалось в результате объединения ПФР и ФСС. Подробнее о других изменениях, которые ждут бизнес после слияния фондов, читайте в статье «Что изменится для бизнеса после объединения ФСС и ПФР».

Бумажная форма и порядок заполнения ЕФС-1 приведены постановлением Пенсионного фонда РФ от 31.10.2022 № 245п, электронный формат отчета утвержден постановлением Пенсионного фонда от 31.10.22 № 246п.

ЕФС-1 состоит из титульного листа со сведениями о страхователе и двух разделов:

• сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;
• сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ.

В каждом разделе есть несколько подразделов. Например, подраздел 1.1. раздела 1 — сведения о трудовой деятельности. Подраздел 1.2 раздела 1 и подраздел 2 — сведения о стаже. Это разделы, которые заменили привычные отчёты в ПФР. Логично, заполнять их должны кадровые специалисты.

Как ясно из названий разделов, ЕФС-1 заменит собой четыре формы: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Последний раз их нужно будет сдать за периоды 2022 года.

Важно! СЗВ-М с 2023 года сдавать тоже не нужно. Персонифицированные сведения о физических лицах страхователи будут ежемесячно направлять в ФНС, а налоговая передаст данные в СФР.

Ничего сверхнового в ЕФС-1 не появится. Структура ее разделов очень похожа на ранее действующие формы.

Подразделы 1.1, 1.2 и 2 раздела 1 заполняют и сдают все работодатели, у которых есть наемные работники. Сведения подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников, исполнителей договоров ГПХ, на вознаграждение по которым начисляют страховые взносы.

И, так из выше сказанного понятно, направлять форму ЕФС-1 в объединенный фонд СФР можно будет в бумажном и электронном виде.

В цифровой форме сдавать отчёт будут работодатели, среднесписочная численность которых с учётом исполнителей по ГПД, превышает 10 человек. Остальные могут сами решить, как сдавать отчёт — на бумаге или в цифре. Если сдаёте отчёт на бумаге, используйте чернила или шариковую ручку черного, фиолетового или синего цвета. Данные вносите печатными буквами. Исправлять и сокращать нельзя.

Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО.

Порядок заполнения отчета ЕФС-1.

Титульный лист формы ЕФС-1.

Титульный лист заполнять обязательно, независимо от того, какие разделы или подразделы сдаёт специалист. На титульном листе два подраздела:

1. «Сведения о страхователе» — включайте информацию о вашей компании (обязательный для всех случаев раздел);
2. «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» — заполняйте, если ваша компания стала правопреемником другой организации и нужно скорректировать или подать сведения за неё.

Сведения о сотруднике в ЕФС-1.

Кадровая служба заполняет раздел 1. Порядок устанавливает, что сведения по форме ЕФС-1 в подразделе 1.1 подраздела 1 работодатели подают:

• на всех официально работников, в том числе на совместителей и удалёнщиков, с которыми заключили или расторгли трудовые отношения в соответствии с ТК, в отношении которых произведены другие кадровые мероприятия (перевод на другую постоянную работу, изменение квалификации, установление второй и последующей профессии, отмена ранее произведенных изменений и других);
• всех перечисленных работников в случае подачи заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки или заявления о представлении страхователем сведений об их трудовой деятельности;
• лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договоры авторского заказа, издательские лицензионные договоры и прочие договоры, за выполнение работ по которым страхователь выплачивает вознаграждение и отчисляет страховые взносы.

В сведениях о сотруднике формы укажите:

• СНИЛС работника и его ИНН, если есть.
• Ф. И. О. и дату рождения сотрудника.
• Код категории застрахованного лица, он связан со статусом работника в России.
• Гражданство работника. Код для россиян — «643». Коды берите из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).

Про новшество — код застрахованного лица. Отдельные коды будут использоваться для сотрудников-россиян и сотрудников-иностранцев разных категорий. Все новые коды — ниже.

• Код ГРФ — граждане РФ;
• Код ПЖИГ — иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие в РФ;
• Код ВЖИГ — иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие в РФ, а также временно пребывающие в РФ беженцы;
• Код ВПИГ — иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением ВКС), временно пребывающие в РФ;
• Код ВКС — иностранцы-ВКС.

Узнать КПП, ОКВЭДы и другие коды ООО или ИП.

Как заполнить подраздел 1.1. подраздела 1 отчета ЕФС-1: образец для приема, увольнения, перевода и выбора трудовой книжки.

Форму сдавайте, только если в отчётном месяце по сотруднику были кадровые изменения. Например, сотрудника приняли, перевели на другую должность или уволили, либо сотрудник подал заявление о выборе формата трудовой. Если кадровых изменений не было, то форму на этого сотрудника в отчётном месяце не подавайте. Подавайте форму, если заключили или прекратили договор ГПХ. Когда подаете отчёт об увольнении сотрудника, включите также в него сведения о других кадровых изменениях в отчетном месяце, если месяц ещё не закончился, либо сведения за предыдущий отчетный месяц, если их еще не подавали.

ЕФС-1 при выборе формата трудовой книжки.

Заполнить раздел нужно, если сотрудник в течение месяца подал заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронные сведения. Укажите дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ.

ЕФС-1 при приеме на работу, увольнении, переводе или запрете занимать должность.

Сведения о трудовой деятельности работника в форме ЕФС-1 заполняйте по алгоритму:

• В графе 1 укажите номер по порядку. Его присваивайте записи по каждому кадровому мероприятию. Номера указывайте в порядке возрастания без пропусков и повторений.
• В графе 2 укажите дату кадрового мероприятия. Формат — «ДД.ММ.ГГГГ».
• В графе 3 укажите наименование мероприятия. Кадровые мероприятия в целом не отличаются от тех, которые вы заполняли и в форме СЗВ-ТД.

• В графе 4 укажите код РКС, если сотрудник работает на Крайнем Севере, или код МКС, если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
• В графе 5 укажите название должности, специальности, профессии с указанием квалификации и название структурного подразделения, если условие о работе в конкретном подразделении есть в трудовом договоре. Для госслужащих укажите код должности по реестру должностей. Если подаете сведения по совместителям любых видов, после наименования должности и подразделения пропишите, что сотрудник трудится по совместительству. В этой же графе указывайте основании, по которым сотрудника лишили права занимать должность или вести деятельность.
• Графу 6 заполняйте, если подаете отчёт с мероприятиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ». Здесь вам надо будет указать знакомый вам код выполняемой функции. Берите его из классификатора ОКЗ. Укажите код так: ХХХХ.Х, где первые четыре цифры — код деятельности, а после точки — контрольное число.
• Графу 7 заполняйте при увольнении сотрудника. Укажите в ней код причины увольнения, а также впишите без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор, в соответствии с формулировками ТК или федерального закона. Например, если увольняете сотрудника по собственному желанию, укажите код «п3ч1с77тк» и основание без сокращения: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

• В графе 8 укажите название документа, который подтверждает кадровое мероприятие, по которому подаёте отчет. Как правило, это приказ.
• В графе 9 укажите дату документа, который подтверждает кадровое мероприятие, либо дату заключения или прекращения договора ГПХ. Дату укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Учтите, если компания сменила название, запись об этом нужно будет внести в ЕФС-1 отдельной строкой. Для этого в графе 2 пропишите дату, с которой изменилось наименование, а в графе 3 укажите «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». Далее в графе 5 пропишите, что «старое наименование» с конкретного числа переименовано в «новое наименование». В графах 8-10 укажите реквизиты приказа или другого документа, который подтверждает изменение наименования.

Сформировать платежки на уплату НДФЛ и взносов с актуальными реквизитами. Попробовать бесплатно.

Порядок заполнения ЕФС-1 при заключении и прекращении договора ГПХ.

С 1 января 2023 года сдавать сведения о трудовой деятельности нужно не только штатных специалистов, но и на исполнителей на ГПД. Отчитывайтесь, если заключаете:

• договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказание услуг);
• договор авторского заказа;
• договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательский лицензионный договор;
• лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы. искусства, в том, числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенному с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Есть некоторые нюансы, которые придётся учитывать в работе. Следуйте такому порядку:

• В графе 1 укажите номер по порядку по каждому договору ГПХ;
• В графе 2 в формате ДД.ММ.ГГГГ внесите дату начала или окончания работ по договору ГПХ;
• В графе 3 укажите один из двух кодов мероприятия: начало договора ГПХ или окончание договора ГПХ;
• В графе 4 укажите код РКС или МКС, если работник трудится в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территорий;
• Графу 5 не заполняйте;
• В графе 6 укажите код выполняемой функции по ОКЗ. После кода трудовой функции укажите дополнительно код договора подряда.

Код ДГПХ - договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг);

Код ДАВТ - договор авторского заказа;

Код ДОИП - договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

Код ИЗЛД - издательский лицензионный договор;

Код ЛДПИ - лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе.

• Графу 7 при прекращении трудового договора не заполняйте.
• В графе 8 укажите наименование договора ГПХ;
• В графе 9 - дата заключения или прекращения договора ГПХ;
• В графе 10 - номер договора ГПХ.

Рассчитать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками. Попробовать бесплатно.

Как заполнить разделы ЕФС-1 со сведениями по травматизму.

В новой форме ЕФС-1 есть и второй раздел - «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний». Этот раздел полностью заменяет форму 4-ФСС, поэтому заполнять его должны бухгалтеры. Вот из чего состоит раздел 2:

• Подраздел 2.1 - расчет сумм взносов на травматизм. Сюда нужно включать сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах. Этот раздел заполняют организации, подразделения которых выделили в самостоятельные классификационные единицы.
• Подраздел 2.2 - тут сведения, которые нужны для исчисления страховых взносов страхователями. Его заполняют компании, которые временно направляют сотрудников для выполнения определенных задач в другие организации.
• Подраздел 2.3 - сюда включают сведения о проведенных обязательных медосмотрах и СОУТ. Сюда же вносят сведения о численности работников, которые должны проходить медосмотры, и количестве сотрудников, которые эти осмотры прошли. В этом же разделе указывают количество сотрудников, на рабочих местах которых провели спецоценку.

Подготовить все документы для защиты персональных данных по готовым шаблонам.

В какие сроки сдавать ЕФС-1.

Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи один — 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно. Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

• Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
  при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
  
• Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
• Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Более наглядно сроки сдачи разделов и подразделов приведены на схеме. Тут же можно увидеть, когда и какой раздел ЕФС-1 нужно будет подать впервые.

Подразделы 1.2 и 2 (аналоги СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) впервые нужно будет направить в СФР уже в 2024 году — до 25 января. Но в некоторых случаях действуют специальные сроки. Например, если застрахованный подаст заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ нужно будет подать в течение трех рабочих дней после этого. Все такие ситуации перечислены в п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность.

Можно ли подавать отчет по разделам.

Сведения, которые должны быть поданы до 25 числа месяца, не обязательно направлять единовременно.

Например, до 25 апреля 2023 года организация должна подать подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) за март, подраздел 3 (ДСВ-3) и раздел 2 (4-ФСС) за первый квартал.

Бухгалтер может заполнить и сдать ДСВ-3 20 апреля, 4-ФСС — 21 апреля, а кадровик берет на себя работу с СЗВ-ТД и отправляет свой подраздел 24 апреля.

Как корректировать сведения о трудовой деятельности.

Если после приема Фондом сведений о трудовой деятельности требуется отменить запись о мероприятии по работнику, то надо представить форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, заполненным в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, и в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».

Когда требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, заполняйте две строки:

1. отмена ранее представленных сведений, как описано выше;
2. скорректированные (исправленные) сведения.

Удобный обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками.

Как отчитываться за прошлые периоды.

За периоды, истекшие до 1 января 2023 года, отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и всей отчетности за 2022 год. Для нее сохранятся прежние сроки и формы сдачи:

• СЗВ-М за декабрь — до 16 января;
• СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
• ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
• 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;
• СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта.

Это касается и корректировочных отчетов. К примеру, если в 2023 году понадобилось уточнить 4-ФСС за 9 месяцев 2022 года, следует направить отчет по форме, утвержденной приказом ФСС от 14.03.2022 № 80 (подробнее см. «Новая форма 4-ФСС: что изменилось и как заполнить.»).

Важно! Все отчеты за 2022 год в 2023 году нужно сдать по прежним формам. ЕФС-1 применяется только в отчетных периодах 2023 года и последующих.

Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой.

Кто должен сдавать ЕФС-1: бухгалтер или кадровик.

Сдавать ЕФС-1 в социальный фонд России — обязанность работодателя. В порядке заполнения формы и законодательстве о страховании не указаны конкретные сотрудники, которые должны отчитываться за компанию.

Исходя из состава формы, ее заполнение логично доверить:

• бухгалтерии — в части подразделов 1.3 (СИоЗП) и 3 (ДСВ-3), раздела 2 (4-ФСС);
• кадровому отделу — в части раздела 1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).

Возможность для этого есть. Как мы уже говорили, заполнение отчета можно поручить разным людям, а его части можно направлять в СФР в разные даты в пределах установленного срока.

Более 1000 форм кадровых документов. Узнать больше.

Как накажут за ошибки в новой форме.

Ответственность страхователей за нарушение порядка представления отчетов по индивидуальному персонифицированному учету прописана в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ:

• непредставление в срок или представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей по каждому застрахованному лицу (кроме сведений о трудовой деятельности);
• несоблюдение порядка сдачи в виде электронных документов — 1000 рублей.

За нарушения в разделе 2 штрафы те же, что были для 4-ФСС. Непредставление сведений в срок влечет штраф в размере 5 % от начисленной за последние три месяцы отчетного периода суммы, но не более 30 % и не менее 1000 рублей (ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

С 1 января 2023 года в закон № 27-ФЗ внесли изменения в части применения финансовых санкций (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Страхователь сможет их избежать, если:

• подаст уточненку в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об устранении ошибок и несоответствий;
• исправит ошибку до того, как ее обнаружат органы фонда.

Еще одно послабление — 50% скидка по административному штрафу в течение 10 дней после получения требования. Напомним, что при нарушении сроков представления либо подаче ЕФС-1 с ошибками фонд направит страхователю требование об уплате штрафа в течение 20 дней.

Источник.